A cégbezárás önmagában is sok kérdést vet fel, de ha a vállalkozás székhelyszolgáltatást vesz igénybe, további fontos tudnivalókra is figyelni kell. Nem mindegy, hogyan zajlik le a folyamat, hiszen a hivatalos levelezés, a székhely státusza és a hatóságokkal való kommunikáció ebben az időszakban is épp olyan fontos, mint a cég működése során.
Az első, amit tudni érdemes, hogy a székhelyszolgáltatás a cég megszűnéséig, hivatalosan bejegyzett cégként fennálló státuszáig él. Tehát hiába születik döntés a végelszámolásról, kényszertörlésről vagy felszámolásról, a cégnek továbbra is szüksége van jogszerű székhelyre mindaddig, amíg a cégjegyzékből való törlése meg nem történik. Ennek hiányában a cégbíróság nem fogja tudni lezárni az eljárást, és könnyen bírság, jogkövetkezmény is lehet a vége.
A cég bezárása többféleképpen történhet, de a székhelyszolgáltatás szerepe minden esetben kiemelt marad. Legyen szó végelszámolásról, felszámolásról vagy akár kényszertörlésről, a szolgáltató továbbra is köteles átvenni és kezelni a cég nevére érkező hivatalos leveleket. A postaforgalom ilyenkor sem áll le, sőt, gyakran előfordul, hogy a cég lezárása után még érkeznek fontos iratok, például NAV vagy bírósági határozatok, felszámolói értesítések.
Kiemelten figyelni kell arra, hogy a cég és a székhelyszolgáltató közötti szerződés ilyenkor is érvényes. Ha a cégvezető nem hosszabbítja meg időben a székhelyszolgáltatási szerződést, könnyen előfordulhat, hogy a székhelyszolgáltató a törvényi előírások szerint felmondja a szolgáltatást, és bejelenti a cég székhelyének megszűnését a cégbíróságnak. Ez tovább nehezítheti a cég megszüntetését, mivel székhely nélkül nem lehet a cégbírósági törlést lefolytatni.
Fontos tudni, hogy cégbezárás esetén a székhelyszolgáltató partnere marad a vállalkozásnak egészen a cég végleges törléséig. Nem ritka, hogy végelszámolás közben is szükség van arra, hogy a hivatalos leveleket kezelje, értesítse a cégvezetőt, vagy szükség esetén továbbítsa a dokumentumokat. Egy megbízható szolgáltató ilyenkor is figyel arra, hogy az utolsó pillanatig megfelelően kezelje a cég hivatalos ügyeit.
Aki előrelátó, az a cég megszüntetésének előkészítésekor egyeztet a székhelyszolgáltatóval. Célszerű jelezni, ha folyamatban van a végelszámolás vagy más megszűnési forma, és megbeszélni, hogy meddig, milyen feltételekkel marad fenn a székhelyszolgáltatás. Kiemelten fontos ez, ha hosszabb időt vesz igénybe a cég lezárása, vagy ha felszámolási eljárás indul.